Facturero

Primeros Pasos

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Primer Ingreso

Para ingresar al sistema contable Dobby, debe seguir una serie de pasos que se detallan a continuación.

  • Ingresa a tu navegador preferido, sigue estos pasos.Busca SistemaDobby Da clic en la primera Búsqueda Accede a nuestra web y inicia sesiónDar clic en el botón de inicioIngrese su Usuario y Contraseña

  • Ingrese al navegador de su preferencia ya sea Chrome, Mozilla Firefox, Brave , etc, y  realice la búsqueda del sistema Dobby.

  • De clic en el primer resultado de su búsqueda, te llevará a la página principal del sistema.

  • Dentro del sistema tienes la opción de iniciar sesión que es encuentra en la parte superior derecha de la página. 
  • Para acceder dar clic en el botón: Iniciar Sesión.

  • Proceda a iniciar sesión, con su usuario y contraseña designado.

  • Una vez iniciado sesión podrá observar el menú de navegación.

Actualización de Datos Tributarios

Ingrese al sistema de Dobby

Dentro de sistema visualice el apartado del panel de navegación que se encuentran en la parte izquierda de la página, para proceder con los siguientes pasos.

  1. Ingresa en Empresa Configuración Perfil
  2. Ingresa tus datos
  3. Completar todos los campos de acuerdo la información que se requiera
  4. Verificar si los datos son correctos
  5. Proceder a guardar los datos haciendo clic en el botón de guardar

  • Nombre Comercial: Nombre de la empresa
  • Dirección Matriz: Ubicación donde se encuentra ubicado el negocio
  • Provincia: Deslizar y seleccionar la provincia donde se encuentra el negocio
  • Cuidad: Ingresar la cuidad donde se encuentra el negocio
  • Correo electrónico: Ingresa el corre electrónico de tu negocio 
  • Teléfono: Ingresar su número celular
  • Elije el Régimen Tributario  
  • *Verificar sus datos están correctamente Ingresados de lo contrario corregir *
  • Dar clic en el botón –  Guardar 
Recuerda los datos deben ser iguales al registro del SRI!

Configuración de la firma

  • Dentro de EmpresaConfiguración
  • Dirígete en la parte superior a la pestaña Configuracion

Ahora sigue estos simples pasos:

  1. Dentro de Datos para autorización electrónica
  2. Dar clic en el botón Adjuntar firma
  3. Se abrirá el explorador de archivos para que puedas buscar la firma electrónica guardada.
  4. *Recuerde: el nombre de la firma aparecerá de acuerdo a como la guardó en el dispositivo *
  5. *Recuerde: para estar seguro de que estas seleccionando la firma electrónica, verificar la extensión debe ser .p12 *
  6. Seleccionar la firma electrónica y dar clic en Abrir.

  1. Luego ingresa la clave de tu firma electrónica.

Ten en cuenta los Ambientes disponibles.

El ambiente de prueba sirve al usuario, para realizar pruebas sin afectar el uso real de la firma
El ambiente de producción pone en marcha el funcionamiento de la firma electrónica en el sistema
  • Al finalizar dar clic en el botón:  GUARDAR

Solicitud de Facturas en SRI

  • Antes de facturar con Dobby123!, necesitas solicitar autorización de Emisión de Facturas al SRI.

Ten en cuenta estos pasos!

  • Ingresa desde tu navegador de preferencia
  • Busca: SRI en línea 

  • Para acceder directamente a la página SRI en línea: 
SRI en Linea

  • Ingresa a la búsqueda e ingresa dentro de la primera búsqueda la opción de Login

  • Ingresar con las credenciales del SRI 

  • Una vez dentro, busca las opciones del menú de navegación de la parte superior izquierda.
  1. Dentro del Menú de opciones busca: Facturación Electrónica y dar Clic y se desplazarla.
  2. Dar clic en Producción 
  3. Elije la opción de Autorización.
  4. *Se desplegará la pantalla de Solitud de autorizaciones. *
  • Da clic en Siguiente hasta tener lista tu solicitud.

Convenio Bancario en SRI

  • Antes de facturar con Dobby123!, necesitas solicitar autorización de Emisión de Facturas al SRI.

Ten en cuenta estos pasos!

  • Ingresa desde tu navegador de preferencia
  • Busca: SRI en línea 

  • Ingresa a la búsqueda e ingresa con tus credencial del SRI

  • Una vez dentro, busca las opciones del menú de navegación de la parte superior izquierda.
  • Dar clic en: Pagos
  • Luego, dar clic en: Registro Convenio de Débito Bancario
  • Dar clic en el botón:  Nuevo
  • Llena el formulario con los datos de la cuenta de Débito Bancario.
  • *Recuerde completar los datos correctamente de lo contrario tendrá inconvenientes.*
  • Dar clic en el botón:  Continuar.
  • Dar clic en el botón: Aceptar.

Facturación

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Crear Producto/Servicio

  • Ten en cuenta el menú de opciones, dirígete a Facturación Datos Generales Servicios Prestados

En los siguientes pasos podrás registrar tus productos/servicios, para generar ventas.

  1. Busca el botón situado en la derecha superior de la ventana y da clic
  2. Se expandirá el cuadro de texto, donde podrás ingresar los datos del producto.
  3. Descripción: Nombre del producto.
  4. Observación: Ingresar la observación del producto.
  5. Grupo: Seleccionar el grupo al que pertenece el producto.
  6. Foto: Clic en el icono de la cámara para buscar la imagen que se usara para el producto. 

  • Describe el producto, que vayas después a facturar

  • Detalles de costos. 

  1. Graba Iva: Seleccionar si así lo requiere. 
  2. Medida y tipo: Seleccionar la medida que esta dado el producto y el tipo ya sea por costo o venta.
  3. Precio: Digite el precio del producto.
  • Finalmente dar clic en icono para Guardar
  • *Recuerda si no das clic en el icono, el Cliente no se guardará y se tendrá que volver a ingresar*

Administrar Cliente

Ingreso y modificación de Cliente:

  • Dentro de Facturación Datos Generales dirígete a Cliente

Ten en cuenta!

Puedes ingresar el cliente, cuando generes tu factura.

  1. Busca el botón en la parte derecha superior y dar clic para agregar el cliente:
  2. Se expandirá el cuadro de texto, donde podrás ingresar los datos de tu cliente.
  3. Identificación: Puede elegir el tipo de documentación, cedula, RUC, pasaporte.
  4.  Nombres: Nombre del cliente.
  5. Teléfono: El número celular del cliente.
  6. Dirección: La dirección de residencia del cliente.
  7. Correo Electrónico: Ingresar el correo del cliente
  8. Provincia y Ciudad: Seleccionar de acuerdo el cliente.

Ten en cuenta!
  1. Podrás adjuntar la ubicación de residencia de tu cliente, basado en Google maps (si tu negocio lo amerita)
  • Finalmente dar clic en icono para Guardar
  • *Recuerda si no das clic en el icono, el Cliente no se guardará y se tendrá que volver a ingresar*

Apertura de Caja

  • Ten en cuenta el menú de opciones, dirígete a Facturación Movimientos de Ventas Punto de Venta

  • Damos clic en el botón verde que aparece en la parte inferior izquierda para Aperturar la caja.
  1. Se desplegara la ventana.
  2. Podrás agregar la cantidad de dinero, con la que aperturas caja.
  3. Ingresar la cantidad de a cuerdo lo que requiera aperturar
  4. Clic en en el botón: Aperturar Caja.
  5. Finalmente para confirmar dar clic en botón: Aceptar

Factura de Venta

Dentro de Facturación  dirígete a Movimientos Punto de Venta
  • Con  Punto de Venta podrás entregar la factura del cual registras la venta, y entregas el comprobante valido de connotación contable a tu cliente, recuerda que después de autorizar, la factura se envía al correo del usuario registrado.

Ingrese fecha y hora de la emisión de la factura

  • Clic en: Fecha de registro
  • Seleccionar la fecha

 

Busque dentro de los clientes registros anteriormente.

  • Clic en la lupa que se encuentra abajo de numero de documento.
  • Buscar el cliente o ingresa el nombre para localizarlo
  • Seleccionar el cliente

 

Si el cliente no ha sido creado anteriormente, ingrese un nuevo cliente, dando clic en el botón +, revisa Administrar Cliente si tienes dudas de los pasos siguientes.

Sigue, agregar productos a la factura:

  1. Damos clic en Agregar Producto
  2. Se abrirá un cuadro de búsqueda con los productos guardados
  3. Buscar el producto o ingresar el nombre
  4. Dar clic al producto para seleccionar
  5. ingresar la Cantidad que requiera
  6. * Para agregar mas productos deberá realizar lo mismos pasos*

  • Para finalizar la compra, ten en cuenta las siguientes opciones.
  • Documento
    En documento podrás elegir la forma de pago preconfigurada en Tesorería, relacionada a tu plan de cuenta.
  • Cuenta
    En Cuenta elige entre las opciones relacionadas al documento, por ejemplo; Efectivo → Caja, dependerá según la forma de pago

Adicionales forma parte del espacio “libre” que tienes en tu factura, dispuesto por el SRI, para generar mas detalles a tus facturas

  • Botón Auxiliares
    Podrás Agregar mas apartados de Concepto y Valor
  • Concepto
    Escribe el concepto del cual vas a describir en Valor, ejemplo; Tipo de Contribuyente
  • Valor
    Desprende la descripción del Concepto escrito anteriormente, ejemplo; Régimen RIMPE (del titulo Tipo de Contribuyente)

  • Finalmente das clic en Guardar

Facturación (Mini markets, Ferreterías, etc)

Atento!

Sí tu facturación involucra una venta rápida, esta es nuestra opción para ti!

Dentro de Facturación  dirígete a Movimientos Punto de Venta

Ingrese fecha y hora de la emisión de la factura 

  • Dar clic: Fecha de Registro 
  • Seleccionar la Fecha

Busque dentro de los clientes registros anteriormente.

  • Clic en la Lupa que se encuentra abajo del número de documento para acceder a los clientes
  • Seleccionar el cliente

Si el cliente no ha sido agregado anteriormente, ingrese el nuevo cliente, dando clic en el botón +, revisa Administrar Cliente si tienes dudas de los pasos siguientes.

Sigue, agregar productos a la factura;

  1. Dar clic en: Código
  2. Se abrirá un cuadro de búsqueda
  3. Buscar el producto o escribir su nombre para localizarlo
  4. Damos clic sobre el código del producto
  5. Escoge el/los producto/s, puedes usar el teclado
  6. Digita la Cantidad
  7. *Para agregar más productos realizar los mismo pasos*

  • Ten en cuenta las siguientes opciones.
  • Documento En documento podrás elegir la forma de pago preconfigurada en Tesorería, relacionada a tu plan de cuenta.
  • Cuenta En Cuenta elige entre las opciones relacionadas al documento, por ejemplo; Efectivo → Caja, dependerá según la forma de pago

Adicionales forma parte del espacio “libre” que tienes en tu factura, dispuesto por el SRI, para generar mas detalles a tus facturas

  • Botón Auxiliares
    Podrás Agregar mas apartados de Concepto y Valor
  • Concepto
    Escribe el concepto del cual vas a describir en Valor, ejemplo; Tipo de Contribuyente
  • Valor
    Desprende la descripción del Concepto escrito anteriormente, ejemplo; Régimen RIMPE (del titulo Tipo de Contribuyente)

  • Dando clic en F8, puedes abrir una ventada emergente para calcular el cambio!

  • Finalmente das clic:  Guardar

Informe de Ventas

  • Ten en cuenta el menú de opciones, dirígete a Facturación Reportes de Venta Informe de Ventas
  • Filtros
    Los Filtros permiten, buscar tu información por categoría, fecha, producto, ítems, etc.

  • Filtro por fechas: Desde; Hasta
    Seleccionar las fechas y hora, del cual quieras obtener la información
  • Dar clic sobre la fecha: Desde y Hasta para poder ingresar las fecha y hora.
  • Luego de tener la fecha y hora que se requiera consultar dar clic en la palabra: Done para guardar y cerrar la selección de la fecha.

  • Consultar Reporte: Para la consulta del reporte después de seleccionar las fechas dar clic en el icono:

  • Generar Reporte: Para generar el reporte después de realizar la consulta, podrá seleccionar en el formato que desee visualizar.
  • Dar clic en el icono para ver los formatos:
  • Seleccionar el Formato: Los formatos para visualizar los reportes son: Excel, PDF y en la pantalla del interfaz.
  • Para seleccionar el formato dar clic en el icono que usted desea ver:

Autorización de Facturas

    • Dentro de Facturación  Ingresa a Comprobantes Electronicos

  • Las facturas por autorizar, se visualizan dentro de estado pendiente
  1. Dar clic en el estado que se encuentra la lado de la lupa de buscar y seleccionar: Pendiente
  2. Dar clic en la lupa para consultar las facturas.
  3. Verificar que esté marcado el cuadro, significará que las facturas están seleccionadas de lo contrario dar clic para seleccionarlas.
  4. Para finalizar dar clic en botón de: Autorizar enviar las facturas a los correos ingresados.

Devolución de Venta

Recuerda!  NO se podrán realizar devoluciones sobre facturas registradas como Consumidor Final.

Dentro de Facturación  dirígete a Movimientos Devolución de Venta

Ingrese fecha y hora de la emisión de la devolución de venta.

  • Dar clic en la fecha de registro y seleccionar la fecha.

Busque dentro, el cliente que requiere una devolución de venta.

  • Dar clic en la lupa para buscar el cliente. 
  • Ingresar el nombre de  cliente.

Agregamos la observación de la Nota de Crédito.

  • Anexa la Factura de Devolución
  1. Para agregar el documento tendrá que dar clic al lado derecho de la forma de pago, denominado: A partir de..
  2. Dar clic en la lupa y se abrirá una ventana con los documentos.
  3. Escribir el nombre del cliente para buscar el documento y después seleccionarlo. 

Devolución Parcial

Devolución Total

  • Para la devolución parcial eliminamos del documento la mercancía que no tiene relación con la devolución, dejando los productos, de los que se realiza el proceso
  • Para eliminar un producto se da clic en el icono:
  • Para la devolución total, anexamos la factura, y dejamos todos los items/productos, de los que se realizara el proceso
  • Para finalizar la nota de crédito se procederá a guardar haciendo clic en el icono y automáticamente se visualizará la nueva factura:

Cierre de Caja

  • Ten en cuenta el menú de opciones, dirígete a Facturación Movimientos de Venta Punto de Venta

  • Damos clic en el botón rojo para Cerrar Caja.
  1. Se desplegara la ventana.
  2. Podrás agregar la cantidad de dinero, con la que cierra caja.
  3. Ingresar la cantidad de a cuerdo lo que requiera.
  4. Clic en en botón: Cerrar Caja.
  5. Para realizar la impresión debe dar clic en Aceptar.
Al cerrar caja, se imprimirá un comprobante, con la diferencia de lo ingresado en sistema y tu conteo fisico!